Rejestracja telefoniczna w przychodni z użyciem call medica

22.02.2020

Rejestracja telefoniczna w przychodni z użyciem call medica

Czy rejestracja telefoniczna w przychodni lub innej placówce medycznej może się obyć bez frustrującego „wiszenia na telefonie”? Czekania w nieskończoność w kolejce połączeń, aż ostatecznie ktoś z rejestracji odbierze nasz telefon? Patrząc także z perspektywy pracowników rejestracji: czy najpierw odebrać dzwoniący nieustająco telefon, czy obsłużyć następną osobę z kolejki? Prezentujemy system call medica, rozwiązanie które przyniesie zadowolenie i kompromis dla obydwu stron.

call medica- co to za usługa i jak działa?

Jest to rozwiązanie telekomunikacyjne, które organizuje kontakt telefoniczny pacjentów z rejestracją w placówkach medycznych takich jak: szpitale, specjalistyczne kliniki, przychodnie, gabinety lekarskie.

Pacjent, chcąc dodzwonić się do rejestracji, w pierwszym kontakcie słyszy komunikat powitalny oraz odpowiednią zapowiedź, ustaloną indywidualnie przez placówkę medyczną. Przykładowo: o godzinach pracy rejestracji, aktualnej dostępności konsultantów czy też liczbie osób aktualnie oczekujących przed nim na połączenie. Następnie, odpowiednio do konfiguracji menu przez placówkę medyczną. Pacjent uzyskuje różnego rodzaju informacje, które nie tylko wpływają na pozytywny odbiór danej placówki medycznej, ale także pozwalają na konkretne przekierowanie połączenia od pacjenta, tak, aby bezpośrednio mógł rozwiązać swój problem.

Komunikaty, jakie może usłyszeć pacjent, pełnią także funkcję informacyjną, bez bezpośredniego dodzwonienia się na infolinię. Sam komunikat pozwala pacjentowi na uzyskanie informacji bez zbędnego czekania na odebranie połączenia, np. o zakończeniu w danym dniu zapisów na konkretne badania i wskazaniu innego terminu, gdy takie zapisy na badania będą znów dostępne.

Najważniejsze funkcje call medica:

  • powitanie: każda rejestracja może nagrywać indywidualne powitanie dla pacjentów i dowolnie je modyfikować, w tym również dokonać nagrania przez automatyczny generator nagrań lub wybrać autorskie nagranie lektorskie;
  • menu głosowe: po powitaniu każdy pacjent usłyszy menu, by wybrać konkretną cyfrę w celu połączenia z konkretną jednostką;
  • nagrywanie rozmów: odbywa się automatycznie, a historia nagrań jest przedstawiona w panelu obsługi dla Rejestracji w prosty i przyjazny sposób. Rejestrowane jest każde połączenie
  • przychodzące i wychodzące. Panel do zarządzania zapewnia dostęp do nagrań rozmów, które można odsłuchać lub zapisać w formacie mp3 i dowolnie nimi dysponować;
  • komunikaty: automatyczne informacje o godzinach pracy rejestracji, dokumentach lub danych potrzebnych do przyjęcia zgłoszenia itp. Komunikaty mogą być generowane przez syntezator głosu lub przez import plików mp3, a ich treść jest aktualizowana natychmiastowo. Istnieje możliwość nagrania komunikatów przez wybranego lektora;
  • analiza połączeń i statystyki: podgląd liczby połączeń odebranych/nieodebranych, porzuconych przez pacjenta. Rejestracja w dowolnym momencie może wygenerować z panelu obsługi call medica wybrany raport w celu jego analizy;
  • helpdesk: pomoc techniczna w przygotowaniu i wdrożeniu projektu, szkolenie on-line, wsparcie on-line;
  • możliwość tworzenia ankiet i badań satysfakcji;
  • możliwość wysyłki wiadomości SMS z dowolną informacją kierowaną do wielu pacjentów.

Jak zarządzać usługą call medica?

Narzędziem zapewniającym dostęp do funkcjonalności usługi call medica jest panel online, umożliwiający placówce medycznej pełny zakres zarządzania usługą (aplikacja on-line). Panel umożliwia zdalną konfigurację usługi i administrowanie jej elementami odpowiednio do oczekiwań placówki medycznej. Wśród wielu możliwości najważniejsze funkcje to m.in.:

  • dostęp do pełnej historii połączeń przychodzących i wychodzących z/do danej placówki medycznej, pozwalający określić ruch na infolinii rejestracji,
  • odsłuch nagrań połączeń od/do pacjentów, często pozwalający na szybkie rozwiązywanie sytuacji konfliktowych z nimi i weryfikację przekazanych przez obsługę rejestracji informacji,
  • indywidualne ustawienia menu, jakie usłyszy pacjent po dodzwonieniu się do placówki medycznej, a także komunikaty i zapowiedzi, w tym możliwość ustawienia zakresu dat/godzin, w jakich dany komunikat ma się pojawić na infolinii i ma być z niej automatycznie zdjęty,
  • możliwość sortowania połączeń po wybranych kryteriach, np. po określonej dacie czy godzinie, a także na tej podstawie automatycznego wygenerowania odpowiedniego raportu.

Czy są potrzebne specjalne wymagania techniczne, aby móc korzystać z call medica?

Nie musisz posiadać ani specjalnej infrastruktury, ani drogiego sprzętu telekomunikacyjnego, wystarczy, że posiadasz stabilne łącze internetowe. Usługa nie wymaga żadnych inwestycji ani ingerencji w infrastrukturę telekomunikacyjną. Realizujemy ją na łączach analogowych, ISDN oraz VoIP, na numerze klienta lub nowym numerze przyznanym bezpłatnie z naszej puli.

Dlaczego to my powinniśmy dostarczyć Ci rozwiązania dla rejestracji?

Przede wszystkim zapewniamy indywidualne podejście do klienta i jego potrzeb, a także zapewniamy indywidualne wsparcie opiekuna. Gwarantujemy profesjonalne doradztwo, pełne zaangażowanie oraz pomoc na każdym etapie realizacji usługi. Od jednostkowego przedstawienia call medica, identyfikacji potrzeb pod konkretną placówkę medyczną, przez dopełnienie wszelkich formalności związanych z umową, dostarczenie sprzętu i uruchomienie usługi, aż po pełne przeszkolenie pracowników rejestracji i bieżące wsparcie po wdrożeniu. Wyróżnia nas szybkość realizacji usługi, atrakcyjne ceny, indywidualne podejście do klienta i możliwość podpisania umowy na dowolny okres. Realizujemy i ciągle rozwijamy zintegrowane usługi inteligentne, a przygotowane przez nas rozwiązania zaspokajają potrzeby najbardziej wymagających klientów.